こんにちは、
株式会社デントランス代表
歯科医師の黒飛です。
　
　
どこの歯科医院でも、
受付にはたくさんの文房具を
置いていると思います。
　
受付や事務の仕事場といえば、
書類やメモを毎日たくさん
書いたり整理したりするのが当たり前。
　
一般のオフィスでも、
文房具を見かけないことはありません。
　
本日は歯科医院経営でも
おなじみのアイテムである、
文房具の管理方法についてです。
　
　
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文房具は安いですが、
無駄な出費は控えたほうがよい？　
　
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文房具が、医院において
大きな悩みをもたらすことは
あまりないでしょう。
　
ただ、意外と文房具に
余分にお金をかけてしまっている
というパターンはあります。
　
私はそのようなケースを
ときどき見てきました。
　
実は一般のオフィスでも、
文房具のコストがかさんでしまうことは
よくあることだそうです。
　
企業社会では、「アスクル」といった
備品の通販の大手企業があります。
　
そのアスクルから
文房具をまとめ買いすることが常識です。
　
ところが、
　
「ボールペンのようなアイテムを
　まとめて数十本購入して、
　備品を置いておく場所に収納したら･･･
　
　大部分があっという間になくなってしまう」
　
そんなケースがけっこうあるのだとか。
　
　
歯科医院でも、
それと似たような出来事は
起きているのではないでしょうか。
　
文房具といえば、基本的に
値の張る品物ではありませんから、
一般企業でも歯科医院でも、
あまりうるさくいうことはないでしょう。
　
しかし昔から「塵も積もれば山となる」
という格言があります。
　
できたら、
最小限のコストにおさえたほうが
医院にとってはプラスでしょう。
　
そこで今日は、
どのようにすればこの手の問題を
減らすことができるのか？　
　
黒飛なりの解決策を
お伝えすることにしました。
　
　
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院内の文房具を大切に使うように
するためには
　
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1.テプラやシールを使うなどして、
　どこで使う文具なのかを明示する
　
　
受付用のボールペンなら
「受付専用」とでも書いておくわけです。
　
何も書いていないと、
誰かが何気なくどこかに
持って行ってしまう可能性は高くなります。
　
しかし、どこの品物なのか
明記しておくだけでも、その可能性は
けっこう減らすことができるものです。
　
　
2.一度、院内に余分な文具が
　放置されていないかチェックしてみる
　
　
これはたとえば、
「院内の大掃除」といったチャンスを
とらえてやるのがよいと思われます。
　
普段はなかなか、やるきっかけが
見つからないでしょうから。
　
たとえば、机の下に転がっている文具や、
ロッカーの中に落ちている文具と、
いろいろなアイテムが
見つかる可能性があります。
　
※やはり大掃除は、
　行方不明になっていたものを
　再発見する絶好の機会です。
　
　年に1回くらいは、
　やるようにしたいものです。
　
　
3.文具の管理を、スタッフに割り振る
　
　
この方法については、
弊社のニュースレターの中でも
取り上げたことがあります。
　
※ただしニュースレターの中では、
　「文房具」だけを
　取り上げたわけではありません。
　
　院内で使う備品全般について、
　テーマにしていました。
　
この方法をとるなら、
いろいろな備品について、
管理係をスタッフに割り振ります。
　
そして各管理係は、それぞれの備品を
必要なだけ院内に補充するのです。
　
※文房具をはじめとした備品は、
　仕入れたらどこかに
　置き場を決めて管理します。
　
　そして、必要なだけ
　各スタッフに供給するわけです。
　
こうすれば、
　
「どの商品をよく補充する必要があるのか」
　
それを知るきっかけとなります。
　
それから、
　
「何がよく紛失しているのか」、
「何を節約する必要があるのか」
　
それらを知ることも可能となるでしょう。
　
結果として、医院全体で
無駄を省こうとする動きが
生まれるかもしれません。
　
あなたの医院の状況に合わせて、
以上の3通りの方法を
アレンジしてみるのもいいでしょう。
　
　
あと最後に気をつけたいのが、
スタッフによっては、文具などを
持って帰ってしまう場合も･･･
　
悪意はないのでしょうが、
あくまで医院の経費で購入した文具ですので
これはよくありません。
　
ミーティング等で釘を刺しておくのも
良いのではと思います。
　
　
ここまでお読み頂き
ありがとうございました。
　
　
デントランス　歯科医師
黒飛一志