From: デントランス　松田
＠新宿オフィス

先日ですが不覚にも、、、
あるレポートを書き上げる仕事をした際、

予定していた時間よりも倍の時間を
使ってしまっていることに気付きました。

ある仕事の完了に見積もっていた時間よりも
多くの時間を費やしてしまっている

こんな経験、院長先生もありませんか？

なぜ倍の時間を使ってしまったのか？

予定していた時間に仕事が終わらない場合、
私はその原因を考えるようにしています。

まず思い当たったのは、
睡眠不足で頭が回らなかったのでは？
というものでしたが、

この仕事をしたのは午前中だったため、
それはないだろう、と考えました。

私は午前中に主な仕事を片付けてしまうという
時間の使い方をしているのですが、

これは午前中のほうが頭の回転が速く、
効率的だからです。

つまり、
午前中にこの仕事をしていたということは、
頭は働いていたということになります。

となると、考えられるのは・・・

考えながら書いていたから

時折やってしまうのですが、

レポートの内容を考えながら書く、
という仕事のやり方です。

イヤ、それは普通だろう、
と院長先生は思われるかもしれませんが、

考えることと書くことは分けたほうが、
かかる時間が短くなるものです。

たとえば院長先生が歯科医院の
ニュースレターを書く際も、

今日は何を書こうかな・・・と
ニュースレターのゴールを設定する前に
考えながら書き始めると、

内容が二転三転してしまい・・・

結果、読み返してみたら意味が通じないので、
もう一度書かざるをえない、、、

なんてこともきっとあると思います。

ですから、書きだす前にやるべきことは、

□ニュースレターで伝えたいテーマを決め、

□その上で、そのテーマに役立つ情報には
　どんなものがあるのかを考えてみて、

□どの情報をニュースレターに盛り込むかを
　決めること

・・・だと考えています。

何のためにどんなことを書くかが決まれば、
考えなくともレポートは意外に書けますから。
（ぜひ試してみてください。）

院長先生のスタッフも
考えながら行動していませんか？

考えながら行動する、と聞くと、
多くの人はプラス面を想像するようですが、

時間あたりの効率性を高めるべき
歯科医院のスタッフにおいては、

むしろマイナス面が目立つはずです。

なぜなら、
より少ない時間で仕事ができれば、
それだけ多く、患者さんのケアが
できるようになるからです。

考えた分、同じ時間内にケアできる
患者さんの数が減ってしまっては
意味がありません。

だからこそ、

たとえばマニュアルを作成し、
実際にスタッフが使う場所に置くことで、

スタッフが目の前の仕事に集中すれば、
迷わず、考えずとも滞り無く進められる
仕組みを作っておく必要があるわけです。

究極の動きは習慣化すること

究極的には、

やはり業務を習慣化することが
スタッフの動きをもっとも効率的にする
と考えています。

以前もメルマガで記しましたが、習慣化し、
ムダに考えずに行動できるようになると、
業務が速く、適確になります。

たとえば今回私が行った仕事の場合、

レポートで伝えたいテーマを決め、

その上で、そのテーマに役立つ情報には
どんなものがあるのかを考えてみて、

どの情報をレポートに盛り込むかを決める、

という手順を習慣化しておけば、

書き始める前に書く内容の構成が、
ある意味自動的にでき上がっていますから、
書くことに集中できるわけです。

習慣化とは言い換えると「型」を
作るようなものだと思いますが、

私自身もレポートを書く型を身につければ、

院長先生の役に立つ記事などをもっと
すぐにお届けできる、ということですから、

よりお役に立てるわけです。

スタッフの業務も習慣化できる事は
それを進めたほうが、
患者さんの満足度も一層高まるでしょうから、

業務プロセスの見直しは、
「習慣化」をキーワードに手を打つと
いいかもしれませんね。

デントランス
松田

PS

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