こんにちは、
株式会社デントランス代表
歯科医師の黒飛です。
　
　
10月も始まりましたね。
　
是非、あと3ヵ月、頑張っていきましょう！
　
　
さて、
先生もインターネット・メールは
使いこなしていらっしゃるでしょう。
　
今やメールはプライベートでも
ビジネスシーンでも必要不可欠の
通信手段になっています。
　
昔は、と言っても、
ほんのすこし前ですが
電話が主要な通信手段でした。
　
ですが、メールは迅速に、いつでも、
どこからでも送れるので便利です。
　
このため、患者さんへの連絡にも
メールを使っていいのか？
という相談をお受けすることがあります。
　
確かに、メールだと送る方も受ける方も
自分の好きな場所と時間で
コミュニケーションを図ることができます。
　
中には、電話で予約の確認をするのを
嫌がるスタッフもいます。
　
しかしメールは、文字だけの
一方通行のコミュニケーションであり
　
さらにメールに対する感覚も
個々人により様々です。
　
メールがコミュニケーションツールとして
定着したとはいえ、実際には
オールマイティーではありません。
　
黒飛としては、患者さんへの連絡は
電話をベースにしつつ
　
患者さんの要望に応じて
メールやメッセージを使い分ける方法が
良いのでは？と思います。
　
具体的には、初診や予約を入れる時に
患者さんの電話番号を確認すると同時に
メールやメッセージでの連絡・確認を
希望するかどうかを
聞いておくのがいいと思います。
　
　
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メールで好感を与えましょう
　
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では、
メールやメッセージで患者さんと
連絡を取り合う場合
どのような文面にすれば良いのでしょうか？
　
メールの場合は
とかく事務的になりがちですが、それだけに
それを逆手に取り、思いやりの心が感じられ
好感を与える内容にしたいものです。
　
欧米のビジネスメールは
用件のみを記載するのが一般的のようですが
　
基本的には、手紙だと思って
丁寧に書くことがお勧めです。
　
程よい文章の長さで改行するとか
長くなるようなら一行開けるとか
の配慮の他にも、患者さんに向けてなら
少々堅いくらいの文面がいいでしょう。
　
　
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好感を与えるメールのひな形
　
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ここでは、患者さんに向けて発信する
メールのひな形をご紹介いたします。
　
（１）相手の名前
　
これは当然ですね。
　
人は自分の名前には敏感に反応しますので
正確に書くよう心掛けてください。
　
（２）簡単な時候の挨拶
　
１、２行程度の時候の挨拶を
加味するだけで好感度が高くなります。
　
これは省略しても問題ないようですが
特に、まだ親しくない患者さんの場合
ちょっとした気遣いで、他とは違う
と思ってもらえます。
　
（３）「お世話になります」いう旨の挨拶
　
基本的には、一度は来院していますし
予めメールを送る了解を得ていますので
「いつもお世話になっています」
でいいでしょう。
　
（４）自己紹介
　
「〇〇クリニックの〇〇です」
で良いでしょう。
　
担当医制にしていたり
スタッフの役割が明確になっていたら
そのスタッフからの連絡がベストです。
　
毎回、同じスタッフから送る方が
望ましいです。
　
（５）本文
　
伝えたい要件を具体的に、
かつ明瞭簡潔に述べてください。
　
予約の確認メールなら
日時や所用時間、急な予約変更の手続き
注意事項などを記載すると良いでしょう。
　
（６）結び
　
「どうぞよろしくお願いいたします」
とともに最後に、
「時節柄ご自愛ください」のような
思いやりの言葉をぜひ添えてください。
　
これらは、一度ひな形を作っておけば
手間もかからずに、間違いも少なく
適切なコミュニケーションを図ることが
できるようになります。
　
スタッフとも話をしながら
適切なメールのひな形を作ってください。
　
　
あと、メッセージの場合は文字制限が
あったり、長すぎると読みにくかったりと
少し工夫をする必要があります。
　
でも原則はメールと同じです。
　
手紙だと思って丁寧に書きましょう。
　
　
電話が取れないビジネスマンが
先生の歯科医院からの温かいメールや
メッセージを受けると思うと、、、
　
どうですか？
　
　
今日も読んで頂き
ありがとうございます。
　
　
P.S.
　
どんなメッセージやメールを送れば
患者満足度が最大限に上がるか…
　
その答え、黒飛持っています。
　
セミナーで話しますので
来てください。
　
中断・キャンセル 予防セミナー
　
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