こんにちは、
株式会社デントランス代表
歯科医師の黒飛です。
今となっては、自院のホームページを
全然設けていない、という歯科医院は
まれな存在です。
（全国的には50％はまだホームページがない
と言われていますが）
デントランスは
開業当初より、スマホサイトの
提供に注力していますが
ユーザーのニーズに合わせて
PCサイトとスマホサイトを分けるという
方針を取る医院は増えています。
さて、
自院のホームページを設けるということは、
患者さんとのコミュニケーションに
いったい何が追加されるでしょうか。
そうです、
「Eメール」が加わることになります。
ホームページの構造は医院によって少しずつ
異なるはずですがEメールによる
問い合わせや連絡ができない、
ということはまずないでしょう。
（最近は特にメールで連絡、
ネットで予約の患者さんが増えています）
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サイトを設置したらメールへの対応は
必須の作業です！
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ところで、
メールアドレスを設けたり
サイト内に問い合わせフォームを
設けたりして
患者さんからの窓口が増えると、
メールの対応にも気を配らないといけません。
患者さんからのメールが
どれくらい送信されてくるか？
その点は医院によってバラバラでしょう。
しかしすべての医院に
共通するポイントが1点あります。
それは
「メールが届いたら迅速に、
そつのない内容で返信しなければならない」
というルールです。
この点は、だんだんと
二極化がはじまっているのではないかと
最近感じるようになりました。
つまり、
申し分のないメールの返答を実施している医院と、
そうではない医院の双方が各地に存在するのです。
黒飛としては当然、
届いたメールに対してきちんとした返信を
行っていない医院には改善して頂きたいと
考えております。
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メールに返信するタイムリミットが
だんだんと短めになっている時代です
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メールに関しては、
「48時間ルール」というちょっとした
流行語がひと昔前に存在しました。
早い話、
48時間＝まる2日が経過する前に、
頂いたメールへの返答は済ませなければならない、
というルールです。
これは歯科医療業界で
発生した言葉ではありません。
一般の企業社会から
誕生した言葉のようです。
いずれにしても、
歯科医療の世界でもこのルールを見倣って
48時間以内に必ず返信を済ませようとする
医院が増えた時期があったのは
間違いありません。
そしてこのルールは
その後「24時間ルール」に進化しました。
現代では、
まる1日が経過する前に返信することが、
当たり前のビジネスマナーだと
認識されているわけです。
このような事情から、
メールを含めたすべての
コミュニケーションに気を配っている
医院では頂いたメールにはできるだけ早く
返信するようにと指導が徹底しているようです。
このようなやり方は、
黒飛も正しいやり方だと捉えています。
メールが届いたら
なるべく早めに処理するべきでしょうし
忙しいときでも24時間以内にはお返事を
差し上げたいところです
（さすがに休診日を挟むときは別で、
その休む日数の分は遅くなっても
構わないのですが）
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メールが届いてもなかなか返信をしない、
そんな歯科医院は将来的に行き詰まる
恐れがあります
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さて、今ご説明したような医院とは正反対で
サイト内のフォームから届いたメールに
きちんと返信していない、そんな医院がなぜか
あちこちに残っています。
電話対応にはそれなりに力を入れているのかも
しれませんが…
今のような時代にメールを軽視することは
到底考えられません。
特に若い世代は、メールを通した
コミュニケーションに非常に依存しています
（メールとは逆に、電話をかけることが苦手だ
という意見が、10代を中心に
増えているようなご時世なのです！）。
メールを通した
患者さんとのやり取りは決しておろそかに
するべきではありません。
てきぱきと開封しててきぱきと返信をするに
越したことはありません。
デントランス 歯科医師
黒飛一志
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