こんにちは、
株式会社デントランス代表
歯科医師の黒飛です。
　
　
本日は、たくさんの先生方と
Zoomミーティング・コンサルをしております
　
直接、会わなくても、
ホームページや名刺のデザイン、
動画制作が出来る時代です。
　
Zoomを活用して、
どんどん歯科医院に必要なマーケティングを
していきましょう。
　
　
さて、本題です。
　
　
先生の医院では、
スタッフ全員による定例ミーティングを
実施しているでしょうか？
　
もし、
定例ミーティングをやっていないのなら、
やることをお勧めします。
　
定例ミーティングは、スタッフの
技量アップや法・基準などの周知徹底
患者さんからのフィードバックへの対応
などに加えて、
　
チームの結束力を高めたり
医院の理念を浸透させる効果があります。
　
また、スタッフの考えていることを
明確にすることができるなどの効果も
あります。
　
それ以外にも様々な効果が期待できますが
ともすると、ミーティングをすることが
目的になってしまう場合があります。
　
せっかく全員が集まっても、
連絡事項の通知だけになったり
雑談で始終したりといったことになり
単なる時間の無駄で終わることがあります。
　
もし、そういうミーティングなら
開催しないほうが、まだマシです。
　
ミーティングだって仕事ですから
それにはスタッフの給料などの
コストがかかっています。
　
スタッフ全員の時給の合計額×
ミーティング時間に相当するコスト
がかかっています。
　
ですから、このコストに見合うだけの
効果がないと、やる意味がありません。
　
そのためには、予め、
ミーティングを効率的に行えるような
準備が必要になります。
　
　
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ミーティングを効率化する事前準備
　
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●アジェンダを作る
　
アジェンダとは、ミーティングの議題を
書いたリストのことです。
　
ミーティングの明確なゴールを設定して、
ミーティングで取り上げたい全項目を
網羅したリストを作ります。
　
そして各項目の隣に、説明したり
議事を記録する担当者の氏名を記入します。
　
全員がアジェンダに従って
ミーティングを実施すると、
脇道にそれる割合が少なくなり
ミーティングが効率的に進みます。
　
　
●開始・終了時間を決めておく
　
よくありがちなのが、
開始時間は決めてあるけど、
終了時間が曖昧なことです。
　
スタッフはミーティング終了後に
プライベートの予定を入れていたりするので
終了時間が気になります。
　
時間通りに始めて、時間通りに終わる
ことを徹底すれば、ミーティングに
集中することができるようになります。
　
注意しないといけないのは、
開始時間になっても全員が集まらず、
全員がそろうまでミーティングを開始しない
ということが無いようにすることです。
　
全員がそろうまで待つ時間は、
完全に無駄でしかありません。
　
患者さんからの急な問い合わせや
業者の納品などもあるでしょうから
そろったメンバーだけで
時間通りに始めることが大切です。
　
　
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ミーティングの効率的な進め方
　
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●最重要項目から始める
　
アジェンダに沿って、
まずは最重要項目から話し合います。
　
ミーティングはどうしても
予定よりも長くなることがありますので
今回のミーティングの最重要項目を
最初に決めておくことが大切です。
　
そのためにも、アジェンダを作るときに
最重要項目を最初にするようにします。
　
　
●ミーティングの結論を要約する
　
項目をひとつ話し合うごとに、
話し合った内容を要約して締めくくります。
　
ひとつひとつの項目について
合意を取り付け、決定事項や合意事項を
宣言してから次の項目へ進むことが
大切です。
　
　
●責任を割り振る
　
話が決まったら、決まった行動について
特定の人間に責任を割り振り、
その期限を設定します。
　
いくら話し合って合意しても、
責任者や担当者と遂行期限を決めないと
ただの雑談で終わってしまいます。
　
　
●メモをとり、議事録を回覧する
　
会議から最大限の効果を上げるためには、
話し合い中に正確なメモをとっておき、
あとで参加者が議事録を回覧します。
　
これは、参加できなかったスタッフに
ミーティングの内容を知らせるためにも
必要になります。
　
　
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たかがミーティング、されどミーティング
　
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定例ミーティングの開催間隔は
医院によって変わってきます。
　
スタッフの人数が多くて、
スタッフ間の意思疎通が難しかったり、
　
院内のコミュニケーションが
不足していると感じたり、
　
患者さんからのクレームが多い
といった場合には、その間隔を
短くした方がいいでしょう。
　
定例ミーティングで他のスタッフの発言や
質問を聞くだけでも
　
そのスタッフの人柄や考えが
わかるだけでなく、新たな気付きや、
自分が今まで気にも留めなかったことが
わかるようになります。
　
しかも、それを１対１で伝えるよりも
はるかに効率的で効果があります。
　
ぜひ、効率的な定例ミーティングの実施に
ほんの少しだけ力を注いでみてください。
　
きっと、驚くような成果があるはずです。
　
　
今日も読んで頂き
ありがとうございます。
　　
　　
株式会社デントランス
黒飛一志
　
　
P.S.
　
日本の企業の生産性が低いと言われる
理由の一つに、無駄な会議・ミーティングを
しているというのが上げられます。
　
先生の歯科医院はそうならないように
してくださいね。